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Microsoft 365 与 Google Workspace
备份 Google Workspace
备份 Google Workspace，就是将其中宝贵的内容复制到 Google 域之外：Gmail、日历、通讯录、“我的云端硬盘”和共享云端硬盘。即使域在 Google 端有冗余保护，仍可能因为某位用户或管理员将其销毁而丢失整个文件夹。
要点速览
- Google 的保护期很短：回收站 30 天，之后管理员还有 25 天可以恢复；已删除账户的恢复期为 20 天。
- Google 自己也表示：Vault 并非为备份或归档而设计。
- 备份范围应包括群组邮箱、通用账户以及共享云端硬盘。
- 存储在 Google 之外，加密并设定不可删除期，并进行恢复演练。
哪些内容在域内，哪些不在
Google 负责平台，客户负责账户、群组、共享和规则。Vault（是否可用取决于版本）在域内保留邮件和文件，用于法律检索。Google Vault 常见问题解答直截了当地指出：Vault 并非为备份或归档而设计。它既不是一份可以带到其他托管商的副本，也不是一个独立于管理员、可“将云端硬盘恢复到 40 天前状态”的按钮。
内置的保护期很短：
| 情形 | Google 公布的期限 | 之后 |
|---|---|---|
| 回收站中的 Gmail 邮件或云端硬盘文件 | 30 天 | 永久删除 |
| 回收站之后由管理员恢复 | 再加 25 天 | 清除，无法恢复 |
| 已删除的用户账户 | 20 天 | 数据丢失 |
备份正是从这些保护期结束的地方开始发挥作用。
实施步骤
- 统计账户、共享云端硬盘和数据量。云端硬盘的数据量是费用的主要来源。
- 为备份工具创建尽可能最小的域访问权限，并用管理员强身份验证加以保护。
- 将群组邮箱和通用账户纳入备份，而不仅仅是个人账户。
- 设定备份频率（至少每天一次）和保留期（30 至 90 天，除非有特定理由）。
- 存储在 Google 之外，加密并设定不可删除期。这是将法国国家信息系统安全局（ANSSI）的规则应用到云端：保留多份相互独立、存放于不同介质上的副本，其中一份离线。
- 尝试恢复一个邮箱和一个共享云端硬盘文件夹，并定期重复：ANSSI 要求按照书面程序测试备份。
将数据存储在自身服务器上的 Marketplace 应用不在上述范围之内。提前识别这些应用（与 Google 对接的 CRM、电子签名工具等），可避免意外。
常见错误
- 启用了 Vault，就在内部表格中勾选“已备份”。
- 备份了 Gmail，却遗漏了存放工作文档的共享云端硬盘。
- 在未转移数据的情况下删除离职员工的账户，并且超过了 20 天期限。
- 将“电脑版 Google 云端硬盘”的同步作为唯一的本地副本：视设置而定，它会反映云端的状态，包括各种删除。
- 从未进行过恢复。
WeDoBack 的做法
WeDoBack 以与 Microsoft 365 相同的方式备份 Google Workspace 的邮件、日历和联系人：每个地址一个代理程序，另加存储容量（SMART 或 INTEGRAL 方案），发送前加密且密钥由客户持有，副本存放在域之外、专用于备份的服务器上。具体操作请参阅备份企业版 Gmail。Google 云端硬盘同样受到保护：方法请参阅备份企业版 Google 云端硬盘。
常见问题
Google Vault 不能充当备份吗？
不能。Google Vault 常见问题解答明确指出，Vault 并非为备份或归档而设计。它按照预先设定的规则，在域内保留和搜索数据，用于审查或诉讼。
删除员工账户后会发生什么？
管理员可以在账户删除后 20 天内将其恢复。超过这一期限，Google 表示数据已被删除且无法恢复。请在删除前转移或备份需要保留的内容。
管理员可以在多长时间内找回已删除的邮件或文件？
邮件或文件在回收站中保留 30 天。之后，管理员仍有 25 天时间可以通过管理控制台将其恢复。这两个期限过后，Google 会将其永久清除。
延伸阅读
参考来源
文献查阅于 2026 年 10 月。
- 恢复用户已永久删除的电子邮件 — Google Workspace 管理员帮助
- 为云端硬盘用户恢复已删除的文件和文件夹 — Google Workspace 管理员帮助
- 恢复最近删除的用户 — Google Workspace 管理员帮助
- Google Vault 常见问题解答 — Google Vault 帮助
- 信息系统备份——基本原则（ANSSI-BP-100，v1.1，2025 年 11 月 27 日） — ANSSI
- 方案与价格 — WeDoBack