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Microsoft 365 与 Google Workspace
是否需要备份 Microsoft 365？
需要，如果存放在 Microsoft 365 中的邮件或文件在被删除、账户被盗用或保留期过短之后无法重建。几乎所有邮件和团队文件夹都位于该租户中的中小企业都属于这种情况。只有当另一套系统已经持有一份完整且经过测试的历史副本时，才可以不备份，而这种情况很少见。
要点速览
- Microsoft 的保护期以天或周计：被彻底清除的邮件为 14 至 30 天，恢复已删除账户为 30 天，SharePoint 回收站为 93 天。
- 被入侵的管理员账户可以清除邮箱和站点：冗余机制会同步复制这种破坏。
- 不备份某一部分（测试租户、通讯组列表）是可以接受的，前提是有书面记录。
- 常见设置：每日备份，保留 30 至 90 天，保留期限需依据 GDPR（欧盟《通用数据保护条例》）说明理由。
没有备份会付出代价的情形
- 员工删除了一个文件夹并清空了回收站，两个月后又需要用到。Exchange Online 对被永久删除的邮件默认只保留 14 天，最长 30 天。
- 管理员账户被入侵。攻击者清除邮箱、设置转发、删除站点。
- 保留策略设置过于激进，删除的内容超出预期。
- 删除了离职员工的账户，且超过了 Microsoft 允许连同邮箱一起恢复的 30 天期限。
- 勒索软件加密了同步的文件（OneDrive、经由工作站同步的 SharePoint），文件版本已不足以恢复。
在上述每一种情况下，Microsoft 的服务都在正常运行，但业务数据却丢失了。
| 情形 | Microsoft 内置保护 | 超过期限后 |
|---|---|---|
| 邮件从邮箱中被彻底清除 | 默认 14 天，最长可设为 30 天 | 丢失 |
| 用户账户被删除 | 30 天 | 账户和邮箱丢失 |
| SharePoint 文件或站点被删除 | 回收站 93 天，之后可通过支持部门恢复 14 天 | 丢失 |
| 被入侵的管理员执行清除 | 除上述期限外无任何保护 | 丢失 |
可以决定不备份某一部分的情形
- 没有实用历史记录的通讯组列表邮箱。
- 纯粹用于对话的 Teams 团队，前提是已书面说明这些交流不构成企业的记忆。但其中的文件仍须受到保护。
- 测试租户。
决定不备份是可以接受的，前提是有书面记录。“以后再说”不是一种决定。
备份的成本
价格取决于邮箱数量、保留的数据量以及历史保留时长。每日备份、保留 30 至 90 天是最常见的设置。延长保留期应出于业务需要，而不是出于担忧：邮箱中包含个人数据，法国数据保护机构 CNIL 提醒，这些数据不得无限期保存。保留期限应根据处理目的确定，期满后删除数据。
将其与一周邮件无法恢复的代价（客户得不到回复、合同附件、订单往来）相比较，比只看单价更容易做出选择。
不应以此替代备份的方案
更高级别的 Microsoft 许可证（例如 E5）增加了安全与合规功能，但并不等同于租户之外的副本。而付费的 Microsoft 365 Backup 则是针对 Exchange Online、OneDrive 和 SharePoint 的真正备份，按数据量计费，Microsoft 明确表示其数据保留在 Microsoft 365 边界之内。它能满足部分需求，但无法满足将副本交由另一责任方保管的愿望，也无法备份不在 Microsoft 365 中的服务器。比较详情请参阅Microsoft 365 真的包含备份吗？。
常见问题
员工离职后，Microsoft 会将其账户保留多久？
删除用户后，管理员有 30 天时间恢复该账户及其数据（包括邮箱）。超过这一期限，账户和邮箱就无法再通过这一途径恢复。因此，哪些内容需要保持可查阅，必须在删除之前决定：进行备份，或在租户内保留。
邮件备份应保留多长时间？
30 到 90 天可覆盖大多数人为失误以及发现较晚的入侵事件。超过这一期限，需要有正当理由。邮箱中包含个人数据：法国数据保护机构 CNIL 提醒，有关个人的信息不得无限期保存，保存期限应与处理目的相符。
Microsoft 365 Backup 就足够了吗？
它是针对 Exchange、OneDrive 和 SharePoint 的真正备份，需要付费，并托管在 Microsoft 云中。它能满足数据回退的需求，但无法满足将副本交由另一责任方保管的愿望，也不涵盖 Microsoft 365 之外的服务器和工作站。
延伸阅读
参考来源
文献查阅于 2026 年 10 月。
- 恢复用户 — Microsoft Learn
- 更改 Exchange Online 邮箱中永久删除项目的保留时长 — Microsoft Learn
- Microsoft 365 中的 SharePoint 数据删除 — Microsoft Learn
- Microsoft 365 Backup 概述 — Microsoft Learn
- 我是否必须为文件中的数据设定保存期限？ — CNIL
- 方案与价格 — WeDoBack