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Microsoft 365 y Google Workspace
¿Hay que hacer copia de seguridad de Microsoft 365?
Sí, si los mensajes o los archivos que residen en Microsoft 365 no pudieran reconstruirse tras una eliminación, una cuenta comprometida o una retención demasiado corta. Es el caso de casi todas las pymes cuyo correo y carpetas de equipo están en ese tenant. No, únicamente si otro sistema ya tiene una copia histórica completa y probada, algo poco habitual.
Lo esencial
- Las redes de seguridad de Microsoft duran días o semanas: de 14 a 30 días para un mensaje purgado, 30 días para restaurar una cuenta eliminada, 93 días para las papeleras de SharePoint.
- Una cuenta de administrador pirateada puede purgar buzones y sitios: la redundancia replica la destrucción.
- No hacer copia de una parte (tenant de prueba, lista de distribución) es aceptable si queda por escrito.
- Configuración habitual: copia diaria, conservada de 30 a 90 días, con una duración que debe justificarse conforme al RGPD.
Los casos en que no tener copia de seguridad sale caro
- Un empleado elimina una carpeta, vacía la papelera y la necesidad reaparece dos meses después. Exchange Online solo conserva un mensaje eliminado definitivamente durante 14 días por defecto, 30 como máximo.
- Una cuenta de administrador es pirateada. El atacante purga buzones, configura reenvíos y elimina sitios.
- Una directiva de retención se configura de forma demasiado agresiva y borra más de lo previsto.
- Se elimina la cuenta de un empleado que se ha ido y se supera el plazo de 30 días durante el cual Microsoft permite restaurarla junto con su buzón.
- Un ransomware cifra los archivos sincronizados (OneDrive, SharePoint a través del equipo) y las versiones ya no bastan.
En cada uno de estos casos, Microsoft mantiene el servicio en funcionamiento. Lo que falta son los datos de negocio.
| Situación | Red de seguridad de Microsoft incluida | Pasado ese plazo |
|---|---|---|
| Mensaje purgado del buzón | 14 días por defecto, ampliable hasta 30 | Perdido |
| Cuenta de usuario eliminada | 30 días | Cuenta y buzón perdidos |
| Archivo o sitio de SharePoint eliminado | 93 días de papeleras y después 14 días a través del soporte | Perdido |
| Purga por un administrador comprometido | Ninguna más allá de los plazos anteriores | Perdido |
Los casos en que se puede decidir no hacer copia de una parte
- Un buzón de lista de distribución sin historial útil.
- Equipos de Teams puramente conversacionales, si se ha dejado por escrito que esos intercambios no forman parte de la memoria de la empresa. Siempre que los archivos, en cambio, sí estén cubiertos.
- Un tenant de prueba.
Decidir no hacer copia de seguridad es aceptable si queda por escrito. «Ya veremos» no es una decisión.
Lo que cuesta hacerlo
El precio depende del número de buzones y del volumen conservado, además de la duración del historial. Una copia diaria conservada de 30 a 90 días es la configuración más habitual. Ampliarla se justifica por una necesidad de negocio, no por miedo: los buzones contienen datos personales, y la CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, recuerda que no pueden conservarse indefinidamente. La duración se fija según la finalidad y, después, los datos se eliminan.
Compararlo con el coste de una semana de correo irrecuperable (clientes sin respuesta, adjuntos de contratos, hilos de pedidos) simplifica la decisión más que el precio unitario.
Lo que no debe comprarse en su lugar
Una licencia superior de Microsoft (E5, por ejemplo) añade seguridad y cumplimiento normativo. No equivale a una copia fuera del tenant. La oferta de pago Microsoft 365 Backup, en cambio, es una verdadera copia de seguridad de Exchange Online, OneDrive y SharePoint, facturada por volumen, cuyos datos, según precisa Microsoft, permanecen dentro de su perímetro de Microsoft 365. Responde a una parte de la necesidad. No responde al deseo de tener una copia en manos de otro responsable, ni a la copia de seguridad de los servidores que no están en Microsoft 365. La comparativa está en ¿Incluye realmente Microsoft 365 una copia de seguridad?.
En WeDoBack
La copia de seguridad del correo, los calendarios y los contactos de Microsoft 365 está prevista: un agente por dirección, más los terabytes del volumen, en SMART (49,99 € sin IVA/TB/mes, asistencia facturada por intervención) o en INTEGRAL (de 100 € a 65 € sin IVA/TB/mes según el volumen, dos horas de asistencia al mes). Es el mismo principio que para un servidor: la copia sale del entorno de origen y permanece cifrada con una clave en poder del cliente. SharePoint y OneDrive también están cubiertos: un presupuesto puede reunir correo, archivos y servidores en el mismo volumen de almacenamiento.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo conserva Microsoft la cuenta de un empleado que se ha ido?
Tras eliminar un usuario, el administrador dispone de 30 días para restaurar la cuenta y sus datos, buzón incluido. Pasado ese plazo, la cuenta y su buzón ya no pueden restaurarse por esta vía. Por tanto, lo que deba seguir siendo consultable se decide antes de la eliminación: copia de seguridad o conservación dentro del tenant.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las copias de seguridad del correo?
De treinta a noventa días cubren la mayoría de los errores y de los ataques descubiertos con retraso. Más allá, hace falta un motivo. Los buzones contienen datos personales: la CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, recuerda que no se puede conservar indefinidamente información sobre personas y que la duración debe ajustarse a la finalidad.
¿Es suficiente Microsoft 365 Backup?
Es una verdadera copia de seguridad de Exchange, OneDrive y SharePoint, de pago y alojada en la nube de Microsoft. Responde a la necesidad de volver atrás. No responde al deseo de tener una copia en manos de otro responsable, ni cubre los servidores y equipos fuera de Microsoft 365.
Para saber más
Fuentes
Documentos consultados en octubre de 2026.
- Restore a user — Microsoft Learn
- Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox — Microsoft Learn
- SharePoint data deletion in Microsoft 365 — Microsoft Learn
- Overview of Microsoft 365 Backup — Microsoft Learn
- ¿Debo fijar un plazo de conservación de los datos de mi fichero? (en francés) — CNIL
- Ofertas y precios — WeDoBack
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