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Microsoft 365 e Google Workspace
É preciso fazer backup do Microsoft 365?
Sim, se as mensagens ou os arquivos que estão no Microsoft 365 não puderem ser reconstruídos após uma exclusão, uma conta comprometida ou uma retenção curta demais. É o caso de quase todas as PMEs cujo e-mail e pastas de equipe estão nesse tenant. Não, somente se outro sistema já tiver uma cópia histórica completa e testada, o que é raro.
O essencial
- As proteções da Microsoft duram dias ou semanas: 14 a 30 dias para uma mensagem eliminada, 30 dias para restaurar uma conta excluída, 93 dias para as lixeiras do SharePoint.
- Uma conta de administrador invadida pode eliminar caixas de correio e sites: a redundância replica a destruição.
- Não fazer backup de uma parte (tenant de teste, lista de distribuição) é aceitável se estiver registrado por escrito.
- Configuração comum: cópia diária, mantida por 30 a 90 dias, prazo a justificar perante o RGPD (regulamento europeu de proteção de dados).
Os casos em que a falta de backup sai caro
- Um funcionário exclui uma pasta, esvazia a lixeira, e a necessidade reaparece dois meses depois. O Exchange Online mantém uma mensagem excluída definitivamente por apenas 14 dias por padrão, 30 no máximo.
- Uma conta de administrador é invadida. O invasor elimina caixas de correio, cria encaminhamentos, exclui sites.
- Uma política de retenção é configurada de forma agressiva demais e apaga mais do que o previsto.
- A conta de um funcionário que saiu é excluída e ultrapassa-se a janela de 30 dias durante a qual a Microsoft permite restaurá-la com a caixa de correio.
- Um ransomware criptografa os arquivos sincronizados (OneDrive, SharePoint pela estação de trabalho) e as versões já não são suficientes.
Em cada um desses casos, a Microsoft mantém o serviço funcionando. Já os dados do negócio fazem falta.
| Situação | Proteção incluída da Microsoft | Após esse prazo |
|---|---|---|
| Mensagem eliminada da caixa | 14 dias por padrão, configurável até 30 | Perdida |
| Conta de usuário excluída | 30 dias | Conta e caixa perdidas |
| Arquivo ou site do SharePoint excluído | 93 dias de lixeiras, depois 14 dias via suporte | Perdido |
| Eliminação por um administrador comprometido | Nenhuma além dos prazos acima | Perdido |
Os casos em que se pode decidir não fazer backup de uma parte
- Uma caixa de lista de distribuição sem histórico útil.
- Equipes do Teams puramente de conversa, se ficou registrado por escrito que essas trocas não são uma memória da empresa. Ainda assim, os arquivos precisam estar cobertos.
- Um tenant de teste.
Decidir não fazer backup é aceitável se estiver por escrito. “Depois a gente vê” não é uma decisão.
Quanto custa fazer
O preço acompanha o número de caixas de correio e o volume armazenado, além do período de histórico. Um backup diário com 30 a 90 dias é a configuração mais comum. Estender além disso se justifica por uma necessidade do negócio, não por medo: as caixas contêm dados pessoais, e a CNIL, autoridade francesa de proteção de dados, lembra que não é possível conservá-los indefinidamente. O prazo é definido conforme a finalidade e, depois, os dados são excluídos.
Comparar esse custo com o de uma semana de e-mails irrecuperáveis (clientes sem resposta, anexos de contratos, históricos de pedidos) torna a escolha mais simples do que o preço unitário.
O que não comprar no lugar
Uma licença Microsoft superior (E5, por exemplo) acrescenta segurança e conformidade. Ela não equivale a uma cópia fora do tenant. Já a oferta paga Microsoft 365 Backup é um backup real do Exchange Online, OneDrive e SharePoint, cobrado por volume, e a Microsoft informa que os dados permanecem no seu perímetro do Microsoft 365. Ela atende a uma parte da necessidade. Não atende ao desejo de ter uma cópia com outro responsável, nem ao backup dos servidores que não estão no Microsoft 365. A comparação está em O Microsoft 365 realmente inclui um backup?.
Na WeDoBack
O backup de e-mails, agendas e contatos do Microsoft 365 está previsto: um agente por endereço, mais os terabytes do volume, na oferta SMART (49,99 € sem impostos/TB/mês, suporte cobrado por intervenção) ou INTEGRAL (de 100 € a 65 € sem impostos/TB/mês conforme o volume, duas horas de suporte por mês). É o mesmo princípio de um servidor: a cópia sai do ambiente de origem e permanece criptografada com uma chave mantida pelo cliente. O SharePoint e o OneDrive também são cobertos: um orçamento pode reunir e-mails, arquivos e servidores no mesmo volume de armazenamento.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo a Microsoft mantém a conta de um funcionário que saiu da empresa?
Após a exclusão de um usuário, o administrador tem 30 dias para restaurar a conta e seus dados, incluindo a caixa de correio. Passado esse prazo, a conta e sua caixa não podem mais ser restauradas por esse meio. Portanto, o que deve continuar acessível precisa ser decidido antes da exclusão: backup ou retenção dentro do tenant.
Por quanto tempo manter os backups de e-mail?
De trinta a noventa dias cobrem a maioria dos erros e das invasões descobertas com atraso. Além disso, é preciso uma justificativa. As caixas de correio contêm dados pessoais: a CNIL, autoridade francesa de proteção de dados, lembra que não se pode conservar indefinidamente informações sobre pessoas e que o prazo deve seguir a finalidade.
O Microsoft 365 Backup é suficiente?
É um backup real do Exchange, OneDrive e SharePoint, pago e hospedado na nuvem da Microsoft. Ele atende à necessidade de voltar a um estado anterior. Não atende ao desejo de ter uma cópia com outro responsável, nem aos servidores e estações de trabalho fora do Microsoft 365.
Para saber mais
Fontes
Documentos consultados em outubro de 2026.
- Restaurar um usuário — Microsoft Learn
- Alterar por quanto tempo os itens excluídos permanentemente são mantidos em uma caixa de correio do Exchange Online — Microsoft Learn
- Exclusão de dados do SharePoint no Microsoft 365 — Microsoft Learn
- Visão geral do Microsoft 365 Backup — Microsoft Learn
- Devo definir um prazo de conservação dos dados no meu cadastro? — CNIL
- Ofertas e preços — WeDoBack
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