首页›指南›Microsoft 365 与 Google Workspace
Microsoft 365 与 Google Workspace
备份 Microsoft 365：您需要了解的要点
Microsoft 负责保障 Exchange、OneDrive、SharePoint 和 Teams 的可用性。但在误删、账户被盗用或保留策略设置不当之后，要将某个邮箱或站点恢复到三周前的状态，仍是客户自己的责任。常见订阅并不提供这种独立副本。
要点速览
- Microsoft 保障的是服务，而不是让您的数据回到过去：冗余机制同样会复制删除操作。
- 内置的保护期很短：在 Exchange Online 中，被永久删除的邮件默认保留 14 天（最长 30 天）；SharePoint 和 OneDrive 回收站保留 93 天。
- Microsoft 365 Backup 是一款单独付费的产品，按数据量计费，其副本仍保存在 Microsoft 云中。
- 中小企业的最低备份范围：实名邮箱和共享邮箱、OneDrive、SharePoint 站点（因此也包括 Teams 文件）。
两种责任
Microsoft 对基础设施负责：冗余数据中心、平台完整性，以及其自身发生故障时的服务连续性。客户则负责管理账户、权限、保留策略和第三方应用。管理员，或窃取了管理员访问权限的人，可以删除邮箱、清空站点，或创建将邮件转发到外部的规则。Microsoft 的冗余机制会复制这一状态，却不会替您将其回退。
这与服务器的责任划分相同：厂商保障 RAID 磁盘，但不保障您被删除的文件。
| 谁负责什么 | Microsoft | 客户 |
|---|---|---|
| 服务可用性、数据中心 | 是 | 否 |
| 账户、权限、强身份验证 | 否 | 是 |
| 保留策略和回收站的设置 | 提供工具 | 设置并核查 |
| 恢复到指定日期的状态（租户之外） | 否（付费产品除外，且保存在其云中） | 是，通过备份实现 |
内置工具的实际作用
- 回收站和可恢复项目。它们可以挽回近期的删除。在 Exchange Online 中，被永久删除的邮件默认可在 14 天内恢复；管理员最多可将这一期限延长至 30 天。在 SharePoint 和 OneDrive 中，已删除的项目在回收站中保留 93 天；此后 Microsoft 还会保留 14 天的内部备份，但只能通过向支持部门提交请求来恢复，且只能恢复整个网站集或整个子网站。
- 保留策略和诉讼保留（litigation hold）。它们可防止某些邮件在租户内消失，用于审查或诉讼。它们仍由租户管理员掌控，也无法将 SharePoint 站点恢复为“周二时的状态”。
- OneDrive 和 SharePoint 的文件版本。适用于被覆盖的文档。但版本数量和保留时间有限，而且如果整个文档库被删除并超出回收站期限，就无能为力。
- Microsoft 365 Backup，单独付费的产品，按受保护的数据量计费。它可备份 Exchange Online、OneDrive 和 SharePoint，提供频繁的还原点，保留期可在三个月到两年之间调整。Microsoft 明确表示，数据不会离开其 Microsoft 365 信任边界。Business Standard 或 E3 并不包含此产品。详情请参阅Microsoft 365 真的包含备份吗？。
一份名副其实的备份能带来什么
一份位于租户之外的副本，按您选择的频率生成（即 RPO），保留 N 天，可恢复到测试邮箱，并且最好在防勒索保护期内不可删除。它能应对人为失误、账户被盗，以及不希望唯一副本依赖于同一管理员和同一供应商的情况。
这是将 ANSSI（法国国家信息系统安全局）为所有信息系统提出的原则应用到云端：保留多份相互独立、存放于不同介质上的副本，其中一份离线，且备份基础设施不与生产环境共用身份验证。
但它不能替代管理员账户的强身份验证，也不能替代对转发规则的监控。
中小企业的最低备份范围
个人邮箱、共享邮箱、OneDrive、SharePoint 站点（因此也包括 Teams 文件）。遗漏共享邮箱是最常见的错误，因为账单和清单都是按实名用户统计的。
签约前的检查清单：
- 邮箱清单，包括共享邮箱以及需要保留的离职员工邮箱。
- 实际使用的 SharePoint 站点和 Teams 团队清单。
- 书面约定的备份频率和保留期限。
- 副本的存储位置，以及谁有权删除它们。
- 首次恢复测试的日期。
常见问题
Microsoft 不是已经在备份我的数据了吗？
Microsoft 复制数据是为了维持服务运行。它也会在有限时间内保留已删除的项目：Exchange Online 默认 14 天，SharePoint 回收站 93 天。超过这一期限，或在彻底清除之后，就没有任何内容可恢复了，除非您订阅了 Microsoft 365 Backup 或第三方备份。
E5 许可证就足够了吗？
不够。E5 增加了安全与合规功能（保留、电子取证 eDiscovery）。这些功能在租户内保留部分内容，由租户管理员掌控。它们并不构成一份位于租户之外、带有日期、可恢复到指定日期的副本。
最常被遗漏的是哪些邮箱？
共享邮箱，例如 compta@ 或 contact@。它们不一定有许可证，而清单通常只统计实名用户。然而，这些邮箱往往对企业最为重要。
延伸阅读
参考来源
文献查阅于 2026 年 10 月。
- Microsoft 365 Backup 概述 — Microsoft Learn
- 更改 Exchange Online 邮箱中永久删除项目的保留时长 — Microsoft Learn
- Microsoft 365 中的 SharePoint 数据删除 — Microsoft Learn
- 信息系统备份——基本原则（ANSSI-BP-100，v1.1，2025 年 11 月 27 日） — ANSSI
- 方案与价格 — WeDoBack