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Microsoft 365 与 Google Workspace
如何备份 Microsoft 365 电子邮件？
备份 Microsoft 365 电子邮件的方法是：逐个邮箱将 Exchange Online 复制到租户之外的存储中，并保留多个日期的副本。偶尔手动导出一个 PST 文件并不是备份：它只是一张第二天就已过时的快照，而且常常被遗忘在某台工作站上。
要点速览
- 包括共享邮箱（compta@、contact@）：它们不一定有许可证，常常漏出清单。
- 至少每天备份一次：两次备份之间的间隔就是您的 RPO。
- Exchange 回收站对被彻底清除的邮件默认保留 14 天，最长 30 天：备份正是从这里开始发挥作用。
- 备份工具应通过权限受限的应用程序连接，绝不使用“全局管理员”账户。
- 每年两次向另一个邮箱进行恢复演练，并计时。
哪些邮箱
- 所有实际收发工作邮件的用户邮箱。
- 共享邮箱（
compta@、contact@、support@）。它们不一定有许可证，清单中常被遗漏。 - 资源邮箱，仅在其内容有价值时（较少见）。
- 离职员工的邮箱，在其邮件需要保持可查阅的期间内备份，然后明确停止，以免在没有正当理由的情况下保存个人数据。Microsoft 仅允许在 30 天内恢复已删除的账户（包括其邮箱）。
日历和联系人通常随同一邮箱一起备份。将它们一并纳入，可避免恢复了邮件却丢失了相关约会的情况。
关键设置
- 频率。每天一次是最低要求。如果电子邮件是下单渠道，则应每隔几小时备份一次。备份间隔即 RPO：如果事故发生在 17:00，而最近的副本是前一天 22:00 的，就会丢失一整天的数据。法国政府网络犯罪受害者援助平台 Cybermalveillance.gouv.fr 建议，在设定备份频率时，先评估丢失一天、一周或一个月数据的代价。
- 保留期。30 至 90 天可覆盖人为失误和发现较晚的入侵事件。超过这一期限，需要有明确理由（正在进行的诉讼、行业义务）。租户内的 Microsoft 保留策略可以并存，但它无法取代保存在第三方的这些日期副本。
- 工具权限。在 Entra ID 中注册的应用程序，权限仅限于读取邮箱，经管理员同意，密钥受到保护，管理员启用强身份验证。而不是一个密码写在文件里的“全局管理员”账户。法国国家信息系统安全局（ANSSI）更广泛地建议，备份基础设施不应使用生产环境的身份验证。
- 不可变性。在防勒索保护期内保持副本不可更改，以免被入侵的管理员连备份也一并清空。
- 恢复测试。每年两次恢复到另一个邮箱：一个文件夹、一个可打开的附件、一个日历，并记录所需时间。ANSSI 要求定期测试备份，并制定书面的恢复程序。
回收站能做什么：勿高估其作用
被删除的邮件首先进入“已删除邮件”文件夹。如果从中被永久删除（清空回收站或按 Shift+Delete），Exchange Online 会将其放入“可恢复的项目”文件夹，默认保留 14 天。管理员可逐个邮箱将这一期限延长至最长 30 天。超过这一期限，或在主动清除之后，回收站就无法再找回该邮件。它也无法防范拥有清除权限的攻击者。
| 需求 | Exchange 回收站 | 租户外备份 |
|---|---|---|
| 昨天删除的邮件 | 是 | 是 |
| 六周前被清除的文件夹 | 否（最长 30 天） | 是，取决于所选的保留期 |
| 被入侵的管理员清空的邮箱 | 否 | 是，前提是副本受到保护 |
| 恢复到用于核查的邮箱 | 否 | 是 |
需要恢复时怎么做
- 终止相关账户的所有会话，并删除可疑的转发规则。不这样做就恢复，等于向一个仍在泄露的邮箱里填充数据。
- 选择事件发生之前的日期。
- 先将文件夹或邮箱恢复到用于核查的位置，再恢复到生产环境。
- 告知用户从该日期到发现事件之间丢失了哪些内容（即 RPO）。
完整的分步指南请参阅邮箱被清空或遭入侵。
常见问题
定期导出 PST 就足够了吗？
很少足够。导出是手动操作，因此容易被遗忘。导出文件往往留在工作站或磁盘上，与生产环境一样暴露于勒索软件之下。它不提供多个恢复日期，也不涵盖新增的邮箱。
是否需要备份离职员工的邮箱？
需要，在其邮件需要保持可查阅的期间内备份。Microsoft 仅允许在 30 天内恢复已删除的账户及其邮箱。之后，请明确停止备份，以免在没有正当理由的情况下保存个人数据。
如果邮箱被黑客清空，首先应该做什么？
在进行任何恢复之前，先终止该账户的所有会话并删除可疑的转发规则。否则，您只是在向一个仍在泄露的邮箱里填充数据。之后再选择事件发生前的副本。
延伸阅读
参考来源
文献查阅于 2026 年 10 月。
- 更改 Exchange Online 邮箱中永久删除项目的保留时长 — Microsoft Learn
- 恢复用户 — Microsoft Learn
- 信息系统备份——基本原则（ANSSI-BP-100，v1.1，2025 年 11 月 27 日） — ANSSI
- 勒索软件：您的组织遭受攻击时该怎么办？ — Cybermalveillance.gouv.fr
- 方案与价格 — WeDoBack