要点
- 默认情况下，Exchange Online 将永久删除的项目保留 14 天，最长 30 天。
- 已删除的用户可在 30 天内恢复；超过期限，其账户和邮箱将永久丢失。
- 备份范围应包括 Exchange、OneDrive、SharePoint 和 Teams，以及共享邮箱。
- 请使用权限最小化的专用应用程序连接备份工具，而不是全局管理员账户。
- 每季度试恢复一个邮箱和一个站点。
Microsoft 会保留哪些数据，保留多久
订阅中包含与不包含哪些内容，详见Microsoft 365 真的包含备份吗？。本页介绍的是具体方法。请记住 Microsoft 文档中给出的原生期限：
| 情形 | 原生恢复期限 |
|---|---|
| 从 Exchange Online 邮箱中永久删除的项目 | 默认 14 天，最长 30 天 |
| 已删除的用户账户（连同其邮箱） | 30 天 |
| 已删除用户的 OneDrive | 默认 30 天（可调整），之后在回收站中保留 93 天 |
这些期限足以应对当天就发现的错误，但无法覆盖一个月后才发现的入侵事件，也无法应对账户被盗的管理员所执行的删除操作。
需要包含哪些内容
- Exchange Online：邮件、文件夹、日历、联系人。被入侵账户删除或清空邮箱，是最常见的情况。
- OneDrive：用户文件。Microsoft 的版本管理在保留时长和版本数量上都有限制。
- SharePoint 和 Teams（Teams 的文件存放在 SharePoint 中）：团队站点、文档库。团队协作的成果往往就存放在这里。
- 共享邮箱和设备邮箱，而不仅仅是个人用户邮箱。
将数据存储在这三项服务之外的应用程序（租户中的某些第三方应用）不在通用“Microsoft 365”备份的覆盖范围内，需要逐一识别。
具体方法
- 盘点所有邮箱和站点，包括离职不足三十天的账户以及共享内容。
- 选择一款通过专用应用程序连接 Microsoft API 的工具，权限最小化，并受强身份验证保护。避免使用密码散落在脚本中的全局管理员账户。
- 确定备份频率。对许多中小企业而言，每天一次就已足够。管理层邮箱或业务繁忙的销售人员邮箱，可能需要每天多次备份。这一频率就是邮件系统的 RPO。
- 确定保留期限。三十到九十天可以覆盖误操作和大部分入侵事件。超过这一期限，只保留有业务规则依据的数据：GDPR 同样适用于已备份的邮箱。
- 将副本存放在租户之外，进行加密，并最好在防勒索软件所需的期间内设为不可变。CNIL（法国数据保护监管机构）建议以与原始数据相同的安全级别保护备份。
- 进行恢复测试：将一个邮箱恢复到测试邮箱，恢复一个 OneDrive 文件夹和一个站点。至少每季度一次。
首次备份会复制工具能够读取的全部历史数据，耗时较长。之后的备份只传输变更部分。
在删除离职员工的账户之前，请确认其邮箱和 OneDrive 已在备份中：超过 30 天后，Microsoft 将不再允许恢复该用户。
常见错误
- 启用了 Microsoft 保留策略，就认为“已经备份了”。保留策略只能阻止租户内的某些删除操作，并不会创建独立副本。
- 遗漏共享邮箱。
- 为备份工具永久授予全局管理员角色。
- 从不进行恢复，直到某天才发现 API 应用程序在六个月前就已被撤销。
常见问题
Microsoft 不是已经在备份我的数据了吗？
Microsoft 负责保障其服务的可用性和数据中心的冗余。但在标准订阅中，它并不向您提供一份可恢复到您所选日期的独立副本。原生的恢复期限很短：邮箱中已删除的项目默认保留 14 天，已删除的用户保留 30 天。
Microsoft Purview 保留策略是否足够？
它可以阻止租户内的某些永久删除操作，并服务于合规需求。但数据仍位于同一租户中，受同一批管理员控制，而且按指定日期批量恢复邮箱或站点也不是它的设计目的。它是一种补充，而不是外部副本。
离职员工的邮箱备份应保留多久？
保留期限应以业务需要或法定义务为依据，而不是无限期保留：邮箱中包含受 GDPR（欧盟《通用数据保护条例》）约束的个人数据。另外，请在删除账户之前先备份邮箱：Microsoft 仅允许在 30 天内恢复已删除的用户。
延伸阅读
参考来源
资料查阅时间：2026 年 10 月。
- Change how long permanently deleted items are kept for an Exchange Online mailbox — Microsoft Learn
- Restore a user — Microsoft Learn
- OneDrive retention and deletion — Microsoft Learn
- 安全：备份（法文） — CNIL
- 方案与价格 — WeDoBack