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Microsoft 365 与 Google Workspace
备份企业版 Gmail
备份企业版 Gmail 的做法是：至少每天一次将域内的每个邮箱复制到外部存储，并能够将某封邮件或某个文件夹恢复到指定日期的状态。将邮件转发到另一个邮箱，或依赖回收站，都无法提供这样的历史版本。
要点
- 复制邮件、附件和标签，个人邮箱和群组邮箱都要覆盖。
- 没有备份时，被删除的邮件在 30 天回收站保留期 + 25 天管理员恢复期后即彻底消失。
- Google Chat 不属于电子邮件：“Gmail”备份工具不一定覆盖它。
- 遭遇入侵当天：先撤销会话并清除过滤器，然后再恢复。
需要复制哪些内容
- 邮件、会话、附件和标签。对许多团队而言，标签就是实际的归类体系：丢失标签，邮箱就会变得无法使用。
- 个人邮箱和群组邮箱（
facturation@、bonjour@）。 - 如果业务依赖日历和通讯录，也应一并复制。严格来说它们并不“属于 Gmail”，但用户是把它们当作一个整体来使用的。
- 草稿仅在有价值时才需要备份，通常并无必要。
Google Chat 聊天和聊天室并不是电子邮件，“Gmail”备份工具不一定覆盖它们。如果这些交流在贵公司具有证据价值，请单独提出这个问题。
配置要点
备份频率至少每天一次。法国政府的网络犯罪援助平台 Cybermalveillance.gouv.fr 建议，在选择频率时评估丢失一天、一周或一个月数据将造成多大损失。日常运营的保留期为 30 至 90 天。限制备份工具的访问权限，管理员账号启用双重验证。在黑客可能同时攻击备份控制台的时间窗口内，确保副本不可删除。失败日志要有专人查看。
首次导出耗时较长，因为需要复制全部历史邮件；此后只复制新邮件。请留意附件的数据量：几个存放图纸或照片的邮箱，可能比一百个纯文本邮箱占用的空间还大。
启用检查清单：
- 列出所有个人邮箱和群组邮箱。
- 确认备份工具的访问权限，管理员账号启用双重验证。
- 以书面形式确定频率和保留期。
- 完成并核实首次导出。
- 向一个测试邮箱进行首次恢复演练，并检查标签。
没有备份时 Google 能提供什么，以及其局限
- 回收站。被删除的邮件在用户的回收站中保留 30 天。
- 管理员恢复。这 30 天过后，管理员还有 25 天可以在管理控制台中恢复邮件，之后邮件将被永久删除。
- 已删除的账号。管理员可在用户被删除后 20 天内将其恢复。此后，Google 表示数据已不复存在。
- Vault。如果您的版本包含 Vault，并且在需要之前已设置了规则，它会保留邮件以供检索。其常见问题解答明确指出，它并非设计为备份或归档工具。
以上机制都不是由您自己管理、位于域外、每半年测试一次的版本库。
邮箱被清空的当天
撤销所有会话，检查过滤器和转发规则（黑客常常会添加这些规则），选择邮箱被清空之前的备份日期，先恢复到一个测试邮箱，然后再为用户重新启用。如果删除发生不久（仍在回收站中，或清除未满 25 天），Google 的管理员恢复功能也可以找回邮件：请尽快确认。详细步骤请参阅邮箱被清空或被盗。
常见问题
将邮件自动转发到另一个邮箱，算备份吗？
不算。转发只会复制新邮件，不包含标签，也没有按日期保存的历史版本。它还会把个人数据复制到一个通常防护较弱的邮箱中，而且无法将邮箱恢复到事件发生前的状态。
管理员能否找回两个月前删除的邮件？
仅凭 Google 自带工具无法做到。邮件在回收站中保留 30 天，之后管理员还有 25 天可以恢复。超过这一期限，就需要备份，或者在删除前已设置的 Vault 规则——但后者用于检索，而非恢复业务。
Gmail 应多久备份一次？
至少每天一次。如果邮件是接收订单的渠道，应更频繁。两次备份之间的间隔，就是您可以接受丢失的邮件量。
延伸阅读
资料来源
以下资料查阅于 2026 年 10 月。
- 恢复用户被永久删除的电子邮件 — Google Workspace 管理员帮助
- 恢复最近删除的用户 — Google Workspace 管理员帮助
- Google Vault 常见问题 — Google Vault 帮助中心
- 勒索软件：如果您的组织遭到攻击，该怎么办？ — Cybermalveillance.gouv.fr（法国政府网络犯罪援助平台）
- 方案与价格 — WeDoBack