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Backup de TI
Qual é a diferença entre backup e arquivamento?
O backup serve para colocar um sistema de volta em funcionamento ou recuperar um arquivo recente. O arquivamento serve para conservar um documento, muitas vezes por anos, no estado em que foi fixado, por um motivo de negócio, contábil ou legal. Os dois não têm a mesma duração nem as mesmas regras.
O essencial
- Backup: de dias a alguns meses de histórico, para retomar o trabalho.
- Arquivamento: anos, para documentos específicos, que ninguém deve poder modificar.
- Exemplos de prazos na França: dez anos para os documentos contábeis, seis anos para os documentos fiscais, cinco anos para os holerites.
- O RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia) proíbe guardar tudo “por precaução”: o prazo depende da finalidade.
- Um backup antigo de servidor não é um arquivo utilizável em uma fiscalização.
Duas perguntas, dois prazos
| Backup operacional | Arquivamento | |
|---|---|---|
| Pergunta | Consigo voltar a trabalhar amanhã? | Consigo encontrar este documento daqui a cinco ou dez anos, sem alteração? |
| Conteúdo | Sistemas, bancos de dados, arquivos em uso, e-mail | Documentos fixados: faturas, contratos, processos, registros |
| Duração típica | De dias a alguns meses | Anos, às vezes definidos por lei |
| Modificação | Os pontos mais antigos são sobrescritos quando o volume fica cheio | A modificação e a exclusão são impedidas durante o prazo escolhido |
| Restauração | Frequente, às vezes de um único arquivo | Rara, para uma fiscalização, um litígio ou uma auditoria |
Misturar os dois no mesmo espaço leva a dois fracassos. O operacional fica caro demais se forem mantidos dez anos de backups diários. O arquivo se torna inútil se estiver no mesmo ciclo dos backups noturnos e acabar sendo eliminado.
A ANSSI, agência nacional de cibersegurança da França, inclusive exclui de seu guia sobre backup o arquivamento legal, que exige garantir a autenticidade dos dados: são dois assuntos distintos.
O arquivo não é um backup antigo
Um backup de servidor de 2019 contém um sistema operacional, senhas da época e arquivos temporários. Ele é pesado, difícil de ler e carrega dados pessoais cuja duração o RGPD exige limitar. Um arquivo de faturas em PDF, com carimbo de data e hora e não modificável, atende a uma fiscalização tributária. O backup de 2019, não.
O arquivamento com valor probatório acrescenta a integridade: ninguém, nem mesmo um administrador, deve conseguir reescrever o documento durante o prazo de conservação. Esse é o papel de um armazenamento de gravação única (WORM) ou de um backup imutável.
As três fases dos dados pessoais
A CNIL, autoridade francesa de proteção de dados, descreve o ciclo de vida de um dado pessoal em três fases:
- Base ativa: o dado serve ao tratamento corrente e permanece acessível às equipes envolvidas.
- Arquivamento intermediário: o dado não serve mais ao objetivo inicial, mas precisa ser mantido por uma obrigação legal ou um possível litígio. O acesso é limitado a pessoas autorizadas, com separação física ou lógica.
- Arquivamento definitivo ou exclusão: apenas algumas informações são conservadas sem limite, por seu valor histórico; o restante é excluído.
O backup operacional cobre a base ativa. O arquivamento intermediário exige um espaço separado, com seu próprio prazo.
O que diz a legislação francesa, a título de exemplo
Esses prazos se referem ao documento, e não ao número de noites de backup. Eles não dispensam uma orientação adequada ao seu setor e ao seu país.
| Documento | Prazo de conservação | Termo inicial |
|---|---|---|
| Livros e comprovantes contábeis (artigo L123-22 do Código Comercial francês) | 10 anos | Encerramento do exercício |
| Documentos fiscais (imposto sobre o lucro, IVA…) | 6 anos | Última operação |
| Contratos e correspondência comercial | 5 anos | Conforme o documento |
| Cópia dos holerites (empregador) | 5 anos | — |
| Prontuário do paciente em estabelecimento de saúde (artigo R1112-7 do Código de Saúde Pública francês) | 20 anos | Última internação ou última consulta |
Para o prontuário do paciente, a Ordem dos Médicos da França especifica casos particulares: conservação pelo menos até o paciente completar 28 anos, e dez anos após um óbito ocorrido menos de dez anos depois do último atendimento.
Para os dados pessoais, o RGPD impõe um prazo vinculado à finalidade. “Guardar tudo por precaução” não é uma base legal: a CNIL lembra que os dados pessoais não podem ser conservados indefinidamente.
Como decidir
- Listar os documentos com valor probatório e seus prazos.
- Retirá-los do ciclo de backup diário e colocá-los em um armazenamento imutável e criptografado, cujo prazo seja o da obrigação.
- Manter, paralelamente, um histórico curto (dias, semanas, alguns meses) para as panes e os erros.
- Planejar como ler o arquivo daqui a dez anos: formato de arquivo, software, chave de criptografia. Um arquivo ilegível não é um arquivo.
Na WeDoBack
A oferta de backup (SMART ou INTEGRAL) atende ao histórico operacional: a retenção é configurada conforme o volume contratado. A oferta IMUTÁVEL é um armazenamento WORM: os dados não podem ser modificados nem excluídos durante o prazo escolhido, de até dez anos. O preço público é de 20 € sem impostos por bloco de 100 GB por mês, mais um agente por máquina. Ao fim do prazo, a proteção é renovada com uma nova contratação. A chave de criptografia fica com o cliente: ela deve ser conservada pelo mesmo tempo que o arquivo.
Perguntas frequentes
Meus backups com mais de dez anos valem como arquivamento contábil?
Na prática, não. Um auditor espera documentos legíveis e fáceis de localizar, e não uma imagem de servidor que precisaria ser montada com um software antigo. O arquivamento isola os documentos em questão, em um formato legível, em uma mídia que impede sua modificação.
Por quanto tempo se deve guardar uma nota fiscal?
Na França, os comprovantes contábeis, entre eles as faturas, são conservados por dez anos a partir do encerramento do exercício. A administração fiscal francesa pode fiscalizar os últimos seis anos. Esses prazos se aplicam ao documento, e não ao backup diário do servidor que o contém.
É possível arquivar na mesma solução usada para o backup?
Sim, desde que o espaço de arquivamento tenha seu próprio prazo, distinto do ciclo de rotação dos backups, e que esteja protegido contra modificação e exclusão. Caso contrário, o arquivo acaba sendo eliminado junto com os backups antigos.
Para saber mais
Fontes
Documentos consultados em outubro de 2026.
- Quais são os prazos de conservação de documentos para as empresas? — Entreprendre.Service-Public.gouv.fr (portal oficial da administração francesa para empresas)
- O prontuário do paciente — Conselho Nacional da Ordem dos Médicos da França
- Os prazos de conservação dos dados — CNIL
- Backup dos sistemas de informação – Os fundamentos (ANSSI-BP-100, v1.1, 27 de novembro de 2025) — ANSSI
- Oferta IMUTÁVEL: armazenamento WORM e preços — WeDoBack
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