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Copia de seguridad informática
¿Qué diferencia hay entre copia de seguridad y archivado?
La copia de seguridad sirve para volver a poner en marcha un sistema o recuperar un archivo reciente. El archivado sirve para conservar un documento, a menudo durante años, en el estado en que quedó fijado, por un motivo de negocio, contable o legal. Ambos tienen plazos y reglas diferentes.
Lo esencial
- Copia de seguridad: de días a unos meses de historial, para reanudar el trabajo.
- Archivado: años, sobre documentos concretos que nadie debe poder modificar.
- Ejemplos de plazos en Francia: diez años para los documentos contables, seis años para los documentos fiscales, cinco años para las nóminas.
- El RGPD prohíbe guardarlo todo «por precaución»: el plazo depende de la finalidad.
- Una copia de seguridad antigua de un servidor no es un archivo utilizable en una inspección.
Dos preguntas, dos plazos
| Copia de seguridad operativa | Archivado | |
|---|---|---|
| Pregunta | ¿Podré volver a trabajar mañana? | ¿Podré encontrar este documento dentro de cinco o diez años, sin modificar? |
| Contenido | Sistemas, bases de datos, archivos en uso, correo | Documentos fijados: facturas, contratos, expedientes, registros |
| Plazo habitual | De días a unos meses | Años, a veces fijados por una norma |
| Modificación | Se sobrescriben los puntos más antiguos cuando el volumen se llena | Se impide la modificación y la eliminación durante el plazo elegido |
| Restauración | Frecuente, a veces de un solo archivo | Poco frecuente, para una inspección, un litigio o una auditoría |
Mezclar ambos en el mismo espacio conduce a dos fracasos. Lo operativo se encarece si se guardan diez años de copias diarias. El archivo deja de servir si sigue el mismo ciclo que las copias nocturnas y acaba purgado.
La ANSSI, la agencia nacional francesa de ciberseguridad, excluye de hecho de su guía sobre copias de seguridad el archivado legal, que exige garantizar la autenticidad de los datos: son dos temas distintos.
Un archivo no es una copia de seguridad antigua
Una copia de seguridad de un servidor de 2019 contiene un sistema operativo, contraseñas de la época y archivos temporales. Es pesada, difícil de consultar y arrastra datos personales cuya conservación el RGPD exige limitar. Un archivo de facturas en PDF, con sello de tiempo y no modificable, responde a una inspección fiscal. La copia de 2019, no.
El archivado con valor probatorio añade la integridad: nadie, ni siquiera un administrador, debe poder reescribir el documento durante el periodo de conservación. Esa es la función de un almacenamiento de escritura única (WORM) o de una copia de seguridad inmutable.
Las tres etapas de los datos personales
La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, describe el ciclo de vida de un dato personal en tres fases:
- Base activa: el dato sirve al tratamiento habitual y sigue accesible para los equipos afectados.
- Archivado intermedio: el dato ya no sirve al objetivo inicial, pero debe conservarse por una obligación legal o un posible litigio. El acceso se limita a personas autorizadas, con una separación física o lógica.
- Archivado definitivo o eliminación: solo se conservan sin límite determinadas informaciones, por su valor histórico; el resto se elimina.
La copia de seguridad operativa cubre la base activa. El archivado intermedio corresponde a un espacio separado, con su propio plazo.
Lo que dicen las normas francesas, a modo de ejemplo
Estos plazos se refieren al documento, no al número de noches de copia de seguridad. No eximen de un asesoramiento adaptado al sector.
| Documento | Plazo de conservación | Punto de partida |
|---|---|---|
| Libros y justificantes contables (artículo L123-22 del Código de Comercio francés) | 10 años | Cierre del ejercicio |
| Documentos fiscales (impuesto sobre beneficios, IVA…) | 6 años | Última operación |
| Contratos y correspondencia comercial | 5 años | Según el documento |
| Duplicado de las nóminas (empleador) | 5 años | — |
| Historia clínica en un centro sanitario (artículo R1112-7 del Código de Salud Pública francés) | 20 años | Última estancia o última consulta |
Para la historia clínica, el Colegio de Médicos francés precisa casos particulares: conservación al menos hasta que el paciente cumpla 28 años, y diez años después de un fallecimiento ocurrido menos de diez años después de la última visita.
Para los datos personales, el RGPD impone un plazo vinculado a la finalidad. «Guardarlo todo por precaución» no es una base jurídica: la CNIL recuerda que los datos personales no pueden conservarse indefinidamente.
Cómo decidir
- Enumerar los documentos con valor probatorio y su plazo.
- Sacarlos del ciclo de copia de seguridad diario y colocarlos en un almacenamiento inmutable y cifrado, cuyo plazo sea el de la obligación.
- Mantener, por otro lado, un historial corto (días, semanas, unos meses) para las averías y los errores.
- Prever cómo leer el archivo dentro de diez años: formato de archivo, programa, clave de cifrado. Un archivo ilegible no es un archivo.
En WeDoBack
La oferta de copia de seguridad (SMART o INTEGRAL) cubre el historial operativo: la retención se ajusta según el volumen contratado. La oferta INMUTABLE es un almacenamiento WORM: los datos no pueden modificarse ni eliminarse durante el plazo elegido, de hasta diez años. La tarifa pública es de 20 € sin IVA por cada bloque de 100 GB al mes, más un agente por máquina. Una vez vencido el plazo, la protección se renueva con una nueva suscripción. La clave de cifrado permanece en poder del cliente: debe conservarla tanto tiempo como el archivo.
Preguntas frecuentes
¿Mis copias de seguridad de hace más de diez años sirven como archivo contable?
En la práctica, no. Un inspector espera documentos legibles y localizables, no una imagen de servidor que habría que volver a montar con un programa antiguo. El archivado aísla los documentos afectados, en un formato legible, en un soporte que impide su modificación.
¿Cuánto tiempo hay que conservar una factura?
En Francia, los justificantes contables, entre ellos las facturas, se conservan diez años a partir del cierre del ejercicio. La administración tributaria francesa puede inspeccionar seis años. Estos plazos se aplican al documento, no a la copia de seguridad diaria del servidor que lo contiene.
¿Se puede archivar con la misma solución que la copia de seguridad?
Sí, siempre que el espacio de archivado tenga su propio plazo, distinto del ciclo de rotación de las copias, y esté protegido contra la modificación y la eliminación. De lo contrario, el archivo acaba purgado junto con las copias antiguas.
Para profundizar
Fuentes
Documentos consultados en octubre de 2026.
- ¿Cuáles son los plazos de conservación de documentos para las empresas? (en francés) — Entreprendre.Service-Public.gouv.fr
- La historia clínica del paciente (en francés) — Consejo Nacional del Colegio de Médicos de Francia
- Los plazos de conservación de los datos (en francés) — CNIL
- Copia de seguridad de los sistemas de información: los fundamentos (ANSSI-BP-100, v1.1, 27 de noviembre de 2025, en francés) — ANSSI
- Oferta INMUTABLE: almacenamiento WORM y precios — WeDoBack
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