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Copia de seguridad informática
¿Cómo hacer una copia de seguridad de Google Workspace?
Google Workspace se respalda copiando Gmail, Google Drive, Calendar y las unidades compartidas fuera del dominio de Google, con la frecuencia elegida y varias fechas. Vault, la papelera y la restauración de una cuenta eliminada son redes de seguridad internas del dominio, con plazos de 20 a 25 días: no sustituyen a una copia en manos de otro responsable.
Lo esencial
- Un usuario eliminado puede restaurarse durante 20 días; después, sus datos se pierden definitivamente.
- Una vez que un usuario ha vaciado su papelera de Drive, el administrador dispone de 25 días para recuperar los archivos.
- Lo dice el propio Google: Vault no está diseñado como herramienta de copia de seguridad ni de archivo.
- Incluya Gmail, Mi unidad, las unidades compartidas, Calendar y Contactos, así como las cuentas genéricas.
- Realice una restauración de prueba de un buzón y de una carpeta de Drive al menos dos veces al año.
Qué permite recuperar Google y durante cuánto tiempo
El marco de «¿hay que hacerlo?» y los límites de la suscripción se tratan en ¿Incluye realmente Google Workspace una copia de seguridad?. Los plazos documentados por Google son cortos:
| Situación | Recuperación nativa por el administrador |
|---|---|
| Cuenta de usuario eliminada | 20 días; después, los datos se pierden |
| Archivos de Drive tras vaciar la papelera | 25 días; después, Google los purga |
| Datos de un usuario eliminado en Vault | Eliminados con la cuenta; ya no se pueden buscar ni exportar |
El propio Google precisa que Vault no está diseñado para ser una herramienta de copia de seguridad ni de archivo. Vault no cubre Calendar ni Contactos, no realiza copias diferenciales y dificulta la restauración sin una herramienta dedicada.
Qué hay que incluir
- Gmail: mensajes, etiquetas, archivos adjuntos. Los buzones de grupo y las cuentas genéricas (
contacto@,facturacion@) tanto como las personas. - Drive: Mi unidad de cada usuario y las unidades compartidas, que a menudo concentran los documentos del equipo.
- Calendar y Contactos, si la actividad depende de ellos (despachos profesionales, comercio, soporte).
- Las cuentas suspendidas o eliminadas recientemente: Google solo deja 20 días a un administrador para restaurar un usuario. La copia externa debe haberse hecho antes.
Los datos que residen en aplicaciones de Marketplace, fuera de Gmail y Drive, no se respaldan con una herramienta «Workspace» estándar. Hay que inventariarlos aparte.
El método
- Registrar el número de cuentas, el volumen de Drive y las unidades compartidas. El volumen, más que el número de mensajes, determina el almacenamiento.
- Autorizar una herramienta mediante la cuenta de administración del dominio, con una delegación limitada a la lectura de los servicios que se van a respaldar y con autenticación reforzada en esa cuenta de administración.
- Elegir la frecuencia. Una vez al día es el mínimo para una pyme. El RPO del correo es igual a ese intervalo.
- Elegir la retención en días, no «para siempre» por defecto. Los mensajes contienen datos personales.
- Enviar la copia fuera de Google, cifrada y con un periodo durante el cual no pueda borrarse. La CNIL, la autoridad francesa de protección de datos, recomienda conservar al menos una copia en un emplazamiento distinto y protegerla con el mismo nivel que los datos originales.
- Al menos dos veces al año, restaurar un buzón y una carpeta de Drive en una ubicación de prueba y medir el tiempo.
Aspectos específicos de Google
- Un usuario que vacía su papelera y, a continuación, un administrador que elimina la cuenta encadenan dos destrucciones que solo una copia externa anterior cubre realmente.
- La sincronización de Drive en los equipos (Drive para ordenadores) puede propagar a la nube el cifrado de archivos locales. El historial de versiones de Google ayuda hasta cierto punto. La copia externa fechada es la forma de volver atrás.
- Vault sirve para conservar y buscar en caso de litigio. No restaura un dominio y sigue bajo el control de los administradores de Google del cliente. Para conservar los datos de un antiguo empleado, Google recomienda una licencia de usuario archivado en lugar de eliminar la cuenta.
En WeDoBack
Google Workspace está incluido en el mismo alcance que Microsoft 365: correos, calendarios, contactos y Google Drive. La tarifa pública prevé un agente por dirección, más el almacenamiento del volumen con SMART o con INTEGRAL. Las copias se cifran antes del envío, con una clave en poder del cliente, y se almacenan fuera del dominio de Google, en servidores dedicados a la copia de seguridad. Las copias se supervisan las 24 horas; el servicio de asistencia atiende en el +33 9 72 50 78 28 de 9:00 a 13:00 y de 14:00 a 17:30 (hora de París). Los detalles sobre Gmail y Drive se desarrollan en las páginas Copia de seguridad de Gmail profesional y Copia de seguridad de Google Drive profesional.
Preguntas frecuentes
¿Es Google Vault una copia de seguridad?
No. Google indica que Vault no está diseñado para ser una herramienta de copia de seguridad ni de archivo: sus exportaciones no son adecuadas para grandes volúmenes, no realiza copias diferenciales ni restauraciones automatizadas y no cubre Calendar ni Contactos. Sobre todo, si usted elimina un usuario, sus datos también desaparecen de Vault.
¿Cómo conservar los datos de un empleado que deja la empresa?
Respalde su buzón y su Drive antes de cualquier eliminación, o transfiera sus archivos a otra cuenta. Google ofrece también una licencia de usuario archivado para conservar los datos sin una cuenta activa. Eliminar directamente la cuenta solo deja 20 días para cambiar de opinión.
¿Protege del ransomware la sincronización de Drive en los equipos?
No, incluso puede propagar el cifrado: los archivos cifrados en el equipo se sincronizan con la nube. El historial de versiones ayuda hasta cierto punto. Una copia externa fechada sigue siendo la verdadera forma de volver atrás.
Para saber más
Fuentes
Documentos consultados en octubre de 2026.
- Restaurar un usuario eliminado recientemente — Ayuda de administración de Google Workspace
- Recuperar archivos y carpetas eliminados de usuarios de Drive — Ayuda de administración de Google Workspace
- Preguntas frecuentes sobre Google Vault — Ayuda de Google Vault
- Seguridad: hacer copias de seguridad (en francés) — CNIL
- Ofertas y precios — WeDoBack
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